Så fungerar det

Xergi-processen kombinerar det bästa av Lean, styrkort, kvalitets- och processtänkande på ett effektivt sätt

Xergi-processen är ett logiskt och engagerande sätt strukturera utvecklingsarbetet i olika typer av verksamheter. Så snart det finns ett behov av att samla en grupp medarbetare kring en frågeställning som kräver analys, inriktning, mål och handlingsplaner så är Xergi-processen det bästa möjliga redskapet.

 

Processens innehåller i stora drag följande steg :

 

Nulägesanalys
Det kanske viktigaste i hela Xergiprocessen är att analysera och bli överens om utgångsläget. Här analyseras bl a kunder och kundbehov – viktiga framgångsfaktorer, intressenter, konkurrenter/benchmarking, externa hot och möjligheter samt förbättringsbehov hos den egna organisationen m a p verksamhetsprocesser/flöden/angreppssätt, produkt-/tjänsteportfölj, utveckling, resultatuppföljning, attityder, värdegrund, organisation, mm. Utifrån de viktigaste kundbehoven prioriteras de viktigaste områdena att bearbeta ytterligare.

Val av inriktning och värdegrund

Med nulägesanalysen och prioriteringen som grund fastställer vi den huvudsakliga inriktningen – vad organisationen, processen, projektet eller enheten skall göra för vem och till vilken kundnytta. Vi fastställer och formulerar verksamhetens grundläggande strategier/värdegrund, dvs vad ska verksamheten karaktäriseras av i olika avseenden för att bli framgångsrika – utifrån perspektiven kunder, processer, medarbetare, samverkan och samhälle. Resultatet blir verksamhetens målsättning och värdegrund.

Mål, handlingsplan och organisation

Med utgångspunkt i analys, den valda inriktningen och värdegrunden formulerar vi mål för utvecklingsarbetet. Målen tidsätts, prioriteras, och en ansvarig för respektive mål utses – målstyrning. Utifrån målen tas sedan utvecklings/förbättringsprogram fram i detalj, ansvariga för dessa utses – delegering, tidplan upprättas, kostnader bedöms – budet för såväl ekonomi, tidsåtgång och mätetal/nyckeltal tas också fram för alla åtgärder. Detta utgör det operativa ledningsinstrumentet och underlag för måluppföljning.
Utifrån mål och planerade aktiviteter formeras sedan organisationen så att den blir processinriktad, att ansvar och roller tydliggörs samt att ledningsgruppen blir välfungerande och representativ.

Implementering, uppföljning och återkoppling.

Med eller utan stöd av Ardevo påbörjas sedan implementeringen av planen. Kritiska faktorer som kan påverka möjligheten att uppfylla mål och handlingsplaner identifieras och en organiserad uppföljning och bevakning av dessa planeras. Här schemaläggs även den löpande uppföljningen av mål samt eventuella nyckeltal. Detta steg liksom delar av ovanstående steg kan lätt utformas i linje med ett sk balanced scorecard. Uppföljningen återkopplas, förutom till de ansvariga, också till nästa nulägesanalys för att finnas med i underlaget till ett ständigt förbättrings- och utvecklingsarbete.